Ihre Aktenvernichtung in Düren – Das Serviceportal

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Hinweise zur Befüllung der Behälter für die Aktenvernichtung

In die Datenschutztonne können Papierunterlagen und Aktenordner zur Vernichtung entsorgt werden. Büroklammern sowie Klarsichtfolien oder andere Materialien können in geringen Mengen in den Unterlagen bleiben.

Bitte beachten Sie, dass bei der Aktenvernichtung nur die Vernichtung von Papierdokumenten angeboten wird und keine Datenträgervernichtung durchgeführt werden kann.

Daher können digitale Speichermedien wie Festplatten, CDs, DVDs sowie Bildspeichermedien wie Mikrofiche nicht in den Datenschutztonnen für Aktenvernichtung entsorgt werden.

Ablauf einer professionelle Datenvernichtung in Düren

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Die DSGVO regelt in der gesamten EU verbindlich die Bedingungen für Erhebung, Speicherung, Nutzung und sichere Löschung personenbezogener Daten. Sie schützt die Daten 'natürlicher Personen'.

Damit ist auch für alle Prozesse der Aktenvernichtung von maßgeblicher Bedeutung. Denn die DSGVO bestimmt nicht nur, welche Daten zu löschen sind, sondern auch, wie das zu geschehen hat.

Ein Beispiel: Sammlung und Transport von Daten.

Akten und Unterlagen müssen in verschlossenen Sicherheitsbehältern gesammelt und transportiert werden. Dadurch wird der unbefugte Zugriff auf Daten unterbunden.

Diese Maßnahme verwehrt auch den Mitarbeiter/innen des Entsorgers den Zugriff auf die Daten. Nur Datenbesitzer sollen wissen, um welche Daten es sich handelt.

DIN 66399

Die DIN 66399 übersetzt die Vorgaben der Datenschutzverordnung in praktische Technische und Organisatorische Maßnahmen (kurz: TOM). Sie definiert grundlegende Begrifflichkeiten, Anforderungen an Technik und Maschinen sowie Prozessabläufe in der Akten- und Datenvernichtung.

Zertifizierte Entsorgungsfachbetriebe müssen sämtliche Vorgaben der DSGVO und DIN 66399 zu erfüllen. Ohne das wäre eine Zertifizierung als Entsorgungsfachbetrieb nicht möglich.

Jeder Betrieb muss die Zertifizierungen regelmäßig erneuern. Dafür kontrollieren externe Qualitätsmanager, ob ein Betrieb auch weiterhin alle Bedingungen erfüllt, um Datensicherheit für Kunden zu gewährleisten.

Datenbesitzer hingegen sind verpflichtet, sich vor Auftragsvergabe zu vergewissern, ob der Dienstleister die Bedingungen erfüllt, Akten und Daten gemäß DSGVO zu vernichten.

Damit Ihre Aktenvernichtung in Düren wirklich sicher ist, leiten wir Sie im Rahmen der Service-Auswahl nur zu einem Dienstleister weiter, der diese Vorgaben erfüllt.

Keine Kompromisse bei Ihrer Datensicherheit!
Hier finden Sie nur Leistungen, die folgende Kriterien erfüllen:

Dienstleister mit DIN EN ISO 9001:2015 Zertifizierung & Entsorgungsfachbetrieb gemäß § 56 KrWG

Aktenvernichtung ausschließlich gemäß DIN 66399 mit den Schutzklassen 2 und 3

Aktenvernichtung ist datenschutzkonform gemäß EU DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung)

Sie können direkt im Webshop des Anbieters bestellen

Ein Überblick über die Gerätetypen:

Nachfolgend listen wir die verschiedenen Gerätetypen zur Aktenvernichtung auf, um Ihnen die Auswahl zu erleichtern. Dabei konzentrieren wir uns auf Geräte, die sich zur Papiervernichtung eignen.

• Papierschredder / Dokumentenvernichter - Einfache, günstige Geräte für grobes Schreddern von Papier. Sie sind oft nicht DSGVO-konform und ungeeignet für große Mengen Papier.

• Aktenvernichter-Aufsätze - Diese Geräte haben keinen eigenen Auffangbehälter. Sie sind flexibel einsetzbar, preisgünstig (20-60 €) und sind in verschiedenen Sicherheitsstufen erhältlich. Die Leistungsfähigkeit ist begrenzt. Am ehesten eigenen sie sich für den Privatgebrauch.

• Manuelle Aktenvernichter - Das sind sehr einfache Geräte, die mit einer Handkurbel betrieben werden. Sie sind ungeeignet für sichere Dokumentenvernichtung oder große Mengen.

• Büro-Schredder / Reisswolf - Gut geeignet für den täglichen Bedarf im Büro oder zu Hause. Sie sind flexibel platzierbar und relativ günstig. Es gibt eine Auswahl DSGVO-konformer Modelle. Für große Mengen sind diese Geräte nicht geeignet.

• Profi-Aktenvernichter - Mit diesen Geräten kann man große Papiermengen entsorgen. Sie lohnen sich nur in großen Büros mit entsprechendem Papieraufkommen. Der Platzbedarf ist groß, ebenso wie die der Anschaffungspreis. Der Einsatz ist sinnvoll für Datenvernichtung mit Sicherheitsstufe 4 oder höher.

• Großmengen-Aktenvernichter - Ideal für große Papiermengen und um Abläufe zu automatisieren. Solche Maschinen benötigen viel Platz und sind teurer in der Anschaffung.

• Industrie-Aktenvernichter - Nur sinnvoll, wenn dauerhaft große Mengen Papier geschreddert werden müssen. Platzbedarf und Anschaffungskosten sind sehr hoch.

Wenn Sie einen Reisswolf in Düren kaufen, achten Sie auf:

• die Geräteeigenschaften und fragen sich: welchen Bedarf habe ich und welche Unterlagen will ich entsorgen?

• die Leistungsfähigkeit des Geräts.

• die Schnittform des Schneidwerks?

• die Lautstärke des Geräts - die Geräuschbelastung kann sehr hoch sein.

• die die Geschwindigkeit des Geräts. 10-12 Seiten pro Durchlauf sind ein guter Wert.

• Überhitzung - wie lange kann der Schredder ohne Pause aktiv sein?

• Datensicherheit - welche Art von Dokumenten wollen Sie entsorgen und welche Sicherheitsstufe muss eingehalten werden?

• Datenschutz - Ist das Gerät DSGVO konform?

• die Sicherheitsstufen (gemäß DIN 66399) mit denen das Gerät schreddern kann.

• die Materialien, die neben Papier geschreddert werden können.

Nachfolgend zeigen wir auf, wie lang es ungefähr dauert, 30 Standard-Aktenordner (je 600 Blatt) selbst zu vernichten. Dies entspricht in etwa der Menge, die in den 240 Liter Standardbehälter eines Dienstleisters passt.

Wie lange braucht man, diese Ordner in Eigenregie zu vernichten und zu entsorgen?

Ein guter, aktuell beliebter Aktenvernichter schafft 12 Blatt in 6-7 Sekunden, oder etwa 120 Seiten pro Minute. Um einen vollen Aktenordner zu schreddern benötigen Sie etwa 5 Minuten.

Das Gerät kann 20 Minuten am Stück arbeiten, bevor es für ca. 30 Minuten abkühlen muss. Eine Überhitzung des Schneidwerks führt zu Papierstau und evtl. Beschädigungen.

Die reine Schredderzeit liegt bei 2,5 Stunden. Mit Pausen brauchen Sie mehr als 6 Stunden!

Der Auffangbehälter des Geräts fasst 250 Blatt und Sie müssen ihn 72 Mal leeren (wir berechnen 2 Minuten pro Leerung).

Das sind 2 Stunden zusätzlich. Dazu kommen 30 Minuten für das Leeren der Aktenordner sowie die Entfernung von von Heftklammern und Folien.

Für die Entsorgung des Papiers und Reinigung des Büros berechnen wir ebenfalls 30 Minuten.

Insgesamt benötigen Sie damit mindestens 5,5 Stunden für 30 Ordner (ohne Pausen zur Abkühlung des Geräts), was mit dem aktuellen Mindestlohn etwa 60 € kostet.

Dazu kommen noch 100 € für das Gerät – damit kostet Sie die Entsorgung im besten Fall 160 €.

Im Vergleich dazu sind die Durchschnittspreise für eine Sofortabholung in verschiedenen deutschen Städten deutlich günstiger. Akten selbst zu entsorgen ist 2-3 Mal teurer als einen Dienstleister zu beauftragen.

Der Zeitfaktor spricht noch deutlicher für einen Dienstleister. Da Sie direkt online bestellen können, sollten Sie weniger als 1 Stunde benötigen, um alles zu erledigen: Bestellung, Terminbesprechung, Befüllung des Behälters.

Ein weiterer Vorteil eines Dienstleisters: das Zertifikat zur Bestätigung der DSGVO-konformen Datenvernichtung.

Entscheiden Sie selbst, ob Sie höhere Kosten und einen deutlich höheren Zeitaufwand in Kauf nehmen oder einen zertifizierten Dienstleister beauftragen, der sich schnell und effizient um Ihre Akten kümmert.