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Aktenvernichtung - Akten entsorgen kann so einfach sein

Was ist Aktenvernichtung24?

Ob Konzern, mittelständisches Unternehmen, Kleinunternehmer oder Privathaushalt - über kurz oder lang brauchen alle eine Lösung für die vollen Aktenordner, die sich in Archiven, Büros und Regalen angesammelt haben. Aber wie kann man alte Akten und Papiere am besten entsorgen? Was ist bei der Aktenvernichtung zu beachten, wer kann das erledigen oder kann man Akten einfach in den Müll werfen? Woran kann man erkennen, welcher Dienstleister sicher und vertrauenswürdig ist? Muss man besttimmte Gesetze beachten und warum ist Datensicherheit so wichtig? Und schließlich, was kostet es, Akten zu entsorgen?

Aketenvernichtung24 beantwortet Ihre Fragen und hilft Ihnen, einen passenden Dienstleister für professionelle Aktenvernichtung in der Nähe zu finden.

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Aktenvernichtung mit Aktenvernichtung24 - sicher, schnell und günstig für Gewerbe, Büro und privat

Was ist Aktenvernichtung?

Wenn Sie Ihre gewerblichen oder privaten Akten, Unterlagen oder Dokumente sicher und fachgerecht entsorgen wollen, ist der Fachbegriff dafür: „Aktenvernichtung“.

Es handelt sich dabei um einen kar definierten Prozess, der die datenschutzkonforme Zerstörung von Dokumenten (analog und digital) zum Ziel hat und eine Wiederherstellung der Informationen nach aktuellem Stand der Technik ausschlließt. Dieser Prozess beinhaltet eine geschlossene und dokumentierte Sicherheits- und Kontrollkette.

Hierfür sind bestimmte gesetzliche Grundlagen maßgebend. Diese sind vor allem die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). In diesen gesetzlichen Vorgaben werden sogenannte „Technische und Organisatorische Maßnahmen“ (kurz: TOM), definiert, die in der DIN 66399 konkret und praxisorientiert dargestellt werden.

Die DIN 66399 definiert Begrifflichkeiten, technische Anforderungen und Regeln für die einzuhaltenden Prozesse. Diese Regeln müssen verbindlich eingehalten werden, damit eine Aktenvernichtung tatsächlich als DSGVO-konform und sicher anerkannt wird.

Bei der Aktenvernichtung handelt es sich also um eine ordentliche, datenschutzkonforme Vernichtung von Daten.

Warum ist es wichtig, Akten datenschutzkonform zu entsorgen?

Enthalten Ihre Daten personenbezogene Daten, ist die Antwort ganz einfach: Durch die DSGVO ist es gesetzlich vorgeschrieben, personenbezogene Daten sicher zu entsorgen.

Aber auch für andere Daten ist es mehr als nur empfehlenswert, Akten sicher zu entsorgen.
Mit einer professionellen Aktenvernichtung verringern sie mögliche Verletzungen des Datenschutzes und beugen kriminellen Machenschaften wie Identitätsdiebstahl vor. Vor allem aber schützen Sie sensible Daten Ihres Unternehmens (wie z B. Kundendaten, Personaldaten, Forschungsdaten und Produktdaten).
Unternehmen und andere Institutionen, die personenbezogenen Daten sammeln, sind durch die DSGVO verpflichtet, diese vor unbefugtem Zugriff und Missbrauch zu schützen.

Deswegen sind Unternehmen sind verantwortlich dafür, sensible Daten sicher aufzubewahren. Diese Verantwortlichkeit wurde durch die DSGVO dahingehend erweitert, dass Unternehmen auch die Verantwortung tragen, diese Daten sicher zu vernichten. Damit sollen die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter/innen und das Ansehen eines Unternehmens geschützt, sowie Betrug und Datenschutzverletzungen vorgebeugt werden

Zu den weniger dringenden Gründen, Akten zu vernichten gehört Ordnung im Büro. Irgendwann stapeln sich in Regalen volle Aktenordner und ehe man es sich versieht, beginnt man, sie überall dahin zu packen, wo gerade noch Platz ist. Problematisch wird es, wenn daraus Stolperfallen werden und die Sicherheit am Arbeitsplatz gefährdet ist.

Wer muss sich um Aktenentsorgung kümmern?

Aktenentsorgung, bzw. Aktenvernichtung ist in erster Linie ein Thema für Unternehmen, Gewerbetreibende, Selbständige, Behörden, Vereine und andere Institutionen.

Sie ist relevant alle Berufsgruppen, die mit besonderen Berufsgeheimnissen verbunden sind. Hierzu gehören zum Beispiel Notare, Anwälte und Ärzte. Hier sind es Daten von Klienten oder Patienten, die besonderen Schutzbedarf genießen und sicher vernichtet werden müssen.

Aktenvernichtung ist aber durchaus auch ein Thema für Privathaushalte. Denn auch wenn die Datenmengen geringer und die Entsorgung privater Dokumente mit weniger Auflagen verbunden sind, es ist einfach keine gute Idee, persönliche Daten in den nächstbesten Altpapiercontainer zu werfen.

Wenn Sie also wieder mal vor vollen Regalen stehen oder im Keller über Umzugskartons voller alter Unterlagen stolpern und sich denken "jetzt ist es soweit, das muss endlich weg", erinnernn Sie sich daran, wie einfach es sein kann, zu Hause für Ordnung und Datensicherheit zu sorgen.

Und es nicht nur einfach, sondern auch günstig, Akten und Dokumente von einem professionellen Dienstleister entsorgen zu lassen. Auf unser Seite zu Kosten und Preisen der Aktenvernichtung erfahren Sie mehr.

Welche Unterlagen sollten und welche müssen Sie sicher vernichten?

Alle Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, müssen DSGVO-konform entsorgt werden. Dazu zählen beispielsweise:
Patientenakten und Röntgenbilder, Klientenakten, Kundendaten, Personalakten, Lohnunterlagen.
Kurz, alle Daten, die es erlauben, eine Person eindeutig zu identifizieren sind ein Fall für eine sichere Aktenentsorgung.

Nicht immer verpflichtend, aber dringend zu empfehlen ist eine sichere Aktenvernichtung für alle Arten von sensiblen Unternehmens- oder Forschungsdaten und für alle anderen Informationen, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind.

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Welche Gesetze und Regelungen sind für eine sichere Aktenvernichtung relevant?

Die gesetzlichen und regulatorischen Grundlagen für die Akten- und Datenvernichtung sind:

Die Europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO)

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Die DIN 66399

Die Europäische Datenschutzgrundverordnung – DSGVO

Die Europäische Datenschutzverordnung regelt innerhalb der EU verbindlich die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Unternehmen und öffentliche Stellen. Die DSGVO legt fest, was personenbezogene Daten sind, unter welchen Umständen sie erhoben, gespeichert und genutzt werden dürfen und wie sie geschützt werden müssen.

Ohne vorherige Einwilligung ist es gemäß DSGVO nicht gestattet, personenbezogene Daten zu sammeln. Es gibt im Alltag aber immer wieder Gründe, bestimmte Daten zu speichern.

Beispiel Produktbestellungen: Für Lieferung, Rechnungsstellung und Produktgarantien ist es notwendig, Kundendaten für bestimmte Zeiträume zu speichern. Sobald aber die Gründe, aus denen personenbezogene Daten erhoben und aufbewahrt wurden, nicht mehr gegeben sind, sind diese so bald wie möglich sicher zu vernichten.

Die DSGVO vereinheitlicht den Datenschutz in Europa, auch wenn es diverse länderspezifische Öffnungsklauseln gibt. Dort, wo die DSGVO den juristischen Raum offenlässt, greift in Deutschland das Bundesdatenschutzgesetz.

Aktenvernichtung - Sicherheit durch strikte Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung

Das Bundesdatenschutzgesetz – BDSG

Auch das Bundesdatenschutzgesetz regelt unter anderem den Umgang mit personenbezogenen Daten. Als nationales Recht ist das BDSG der EU-DSGVO untergeordnet. Es gibt Themen, die bewusst in der DSGVO nicht klar geregelt sind.

Hierzu zählen beispielsweise Regelungen zur Videoüberwachung oder Vorgaben zur Bestellung von Datenschutzbeauftragten.

Die DIN 66399

Die DIN 66399 ist eine Norm, deren Vorgaben für „Technische und Organisatorische Maßnahmen“ sich direkt aus der Datenschutzgrundverordnung ableiten. Sie legt Begrifflichkeiten, technische Anforderungen und Prozesse in der Aktenvernichtung fest. Durch diese vereinheitliche Regelung ist es möglich, bestimmte Standards zu definieren und Entsorgungsfachbetrieben entsprechende Sicherheitszertifikate auszustellen.

Jeder Dienstleister, der als zertifizierter „Entsorgungsfachbetrieb“ Datenvernichtung anbietet, ist verpflichtet, die Vorgaben der DIN 66399 einzuhalten und die notwendigen Zertifizierungen regelmäßig zu aktualisieren.

Datenschutz und Aktenvernichtung im Homeoffice

Unser gewohntes Arbeitsumfeld ändert sich seit einiger Zeit. Das Homeoffice nimmt in unserer Arbeitswelt einen immer größeren Platz ein. Wie immer, ist Wandel mit Möglichkeiten und Risiken verbunden.

Mit der Arbeit im Homeoffice einher geht die Tatsache, dass Unternehmensdaten vermehrt dezentral lagern, wodurch sich ein erhöhtes Risiko für Sicherheitsverstöße ergibt. Um dem gerecht zu werden, müssen Unternehmen Sicherheitskopnzepte erweitern, um die Aktenentsorgung und sichere Vernichtung sensibler Daten direkt aus dem Homeoffice heraus zu ermöglichen.

Wie kann man im Homeoffice Datensicherheit gewährleisten?

Zum einen dadurch, dass Mitarbeiter/rinnen für das Thema Datenschutz sensibilisiert und entsprechend geschult sind. Für das Homeoffice sollten einfache und klare Richtlinien gelten, wie Geräte und Daten zu sichern sind und dass Unterlagen in abschließbaren Räumen oder Behältern aufzubewahren sind. Auch die Organisation der Aktenvernichtung kann leicht und effizient angepasst werden. Jeder Transport von Daten stellt ein weiteres Sicherheitsrisiko dar und sollte vermieden werden. Daher gehören Lösungen, die eine Aktenvernichtung direkt aus dem Homeoffice heraus ermöglichen, zum Datensicherheitskonzept jedes modernen Unternehmens.

Datenschutz im Homeoffice

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Um es Ihnen möglichst einfach zu machen, haben wir für (fast) jeden Ort oder Gemeinde eine eigene Seite eingerichtet.

Nachfolgend listen wir die Städte mit dem größten Bedarf auf. Nutzen Sie den Link zu Ihrer Stadt, um Ihre Aktenvernichtung in Berlin, Bremen, Dortmund, Dresden, Düsseldorf, Essen, Frankfurt am Main, Hamburg, Hannover, Köln, Leipzig, München, oder Stuttgart zu bestellen.

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