Ihre Aktenvernichtung in Xanten - sicher und zuverlässig mit Aktenvernichtung❷❹

Nachdem Sie Ihren Auftrag erteilt haben, schließt das Unternehmen für Aktenvernichtung einen „Auftragsverarbeitungsvertrag" mit Ihnen. Dies erfolgt entweder durch Ihre Zustimmung im Zuge einer Online-Bestellung oder alternativ schriftlich per Brief oder Fax.

Anschließend erfolgt die Terminvereinbarung für Anlieferung und Bereitstellung der Sicherheitsbehälter. Abhängig vom Standort sind hierbei Wartezeiten möglich.

Bei der sogenannten Sofortbefüllung entsorgt der Kunde seine Akten gleich nach Ankunft des Dienstleisters, sodass dieser die befüllten Behälter sofort wieder mitnehmen kann. Dadurch ist nur eine Anfahrt nötig. Das macht den Service zu einer besonders kostengünstigen Variante der Aktenvernichtung.

Die konventionelle Aktenvernichtung hingegen beinhaltet zwei Anfahrten, je eine für Anlieferung und Abholung. Das hat den Vorteil, dass Sie für die Befüllung zeitlich flexibel sind. Gegebenenfalls fällt eine Behältermiete an. Achten Sie hierzu bitte auf die Angaben des Dienstleisters.

Nachdem der Dienstleister Ihre Altakten vernichtet hat, erhalten Sie ein sogenanntes „Vernichtungszertifikat". Mit diesem Beleg können Sie die datenschutzkonforme Aktenvernichtung nachweisen.

Konventionelle Datenvernichtung

Bei der Standardvariante der Aktenvernichtung stellt der Dienstleister Ihnen Sicherheitsbehälter zur Verfügung, die Sie innerhalb einer bestimmten Zeitspanne befüllen können. Die Abholung findet nach Vereinbarung statt.

+ auch für größere Mengen Datenmüll geeignet
+ Aussortieren der Altakten ohne Zeitdruck

- Zwei Anfahrten: Anlieferung und Abholung der Datentonnen
- gegebenenfalls wird Behältermiete berechnet
- etwas höhere Preise verglichen mit einer Sofortbeladung

Sofortbeladung

Bei dieser Dienstleistung befüllen Sie die Sicherheitsbehälter unmittelbar nach Anlieferung. Der Anbieter wartet vor Ort, bis die Befüllung abgeschlossen ist. Die Altakten sollten pünktlich zum Termin bereitliegen, um die Wartezeiten des Dienstleisters gering zu halten.

+ nur ein Termin erforderlich
+ der Auftrag ist in wenigen Minuten erledigt
+ preisgünstig, da eine zweite Anfahrt wegfällt

- nur für kleine Mengen Datenmüll geeignet
- genaue Terminabsprache erforderlich
- nicht bei jedem Anbieter im Angebot

Mobile Aktenvernichtung (Datenvernichtung vor Ort)

Hier erfolgt die Datenvernichtung durch ein Spezialfahrzeug direkt bei Ihnen vor Ort. Die Vorgehensweise ist sinnvoll, wenn ein erhöhtes Sicherheitsbedürfnis vorliegt; welches womöglich auch mit einer direkten Überwachung einhergeht.

+ Aktenvernichtung auf dem Betriebsgelände
+ Der Datenschutzbeauftragte kann den Prozess kontrollieren und gegebenenfalls eingreifen

- vergleichsweise hohe Kosten
- nur bei wenigen Dienstleistern möglich

Selbstanlieferung

Manche Dienstleister bieten die Möglichkeit an, dass Kunden Altakten direkt am Betriebsstandort abliefern können. Dieser Service ist vor allem für Privatkunden sowie für kleinere Unternehmen gut geeignet. Die Datensicherheit ist auch bei der Selbstanlieferung garantiert.

+ geringe Kosten
+ flexible Terminvereinbarung
+ genauso sicher wir die "reguläre" Aktenvernichtung mit Abholung

- je nach Entfernung zum Dienstleister lange Fahrzeiten und somit hoher Zeitaufwand
- nur in wenigen Regionen verfügbar

Die Sicherheitsbehälter, auch als Datentonnen bezeichnet, werden meist aus Aluminium angefertigt. Sie lassen sich über eine kleine Öffnung im Deckel befüllen.

Da man einmal eingeworfene Unterlagen nicht wieder entnehmen kann, besteht ein sicherer Schutz vor Fremdzugriff.

Es ist jedoch möglich, den Deckel so weit zu öffnen, dass komplette Aktenordner in die Tonne geworfen werden können. Das spart viel Zeit, wenn beispielsweise eine Archivräumung ansteht. Der Dienstleister gibt Ihnen in diesem Fall die Möglichkeit, den Behälter aufzuschließen.

Sicherheitsbehälter erhalten Sie bei jedem Aktenvernichter - unabhängig von der Menge Daten, die vernichtet werden muss. Die Datentonnen werden in verschiedenen Größen angeboten. Alle haben gemein, dass sie sich verschließen und rollen lassen. Ein Transport über Treppen ist mehrheitlich nicht möglich.

Kleine Datentonne:

Sie weist ein Volumen von 70 Litern auf, was etwa 10 vollen Aktenordnern entspricht

Mittelgroße Datentonne:

Sie fasst 240 bis 250 Liter, das heißt rund 25 bis 30 volle Aktenordner.

Große Datentonne:

Sie hat ein Volumen von 450 bis 600 Litern. Etwa 40 bis 60 gefüllte Aktenordner passen in diesen Container

Um Ihre Unterlagen und Dokumente sicher zu entsorgen, müssen Sie nicht zwingend einen Dienstleister in Anspruch nehmen:

Alternativ ist die Anschaffung eines eigenen Reißwolfs eine Überlegung wert. Dies gilt sowohl fürs Büro als auch für zu Hause. Vor allem bei regelmäßig anfallenden, aber nur geringen Papiermengen kann der Kauf eines Schredders eine sinnvolle Investition sein.

Ein eigener Aktenvernichter bietet Ihnen mehrere Vorteile: Er ermöglicht Ihnen die spontane und bequeme Vernichtung von Dokumenten. Er schützt sensible Daten vor Missbrauch und hilft Ihnen, die Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Schreddergeräte werden in verschiedenen Sicherheitsstufen und Preisklassen angeboten.

Für Privathaushalte ist ein Aktenvernichter in vielen Fälle nützlich, um persönliche Daten vor Fremdzugriff, Identitätsdiebstahl und anderweitigem Missbrauch zu schützen.

Wenn Sie vermeiden möchten, dass sich mit der Zeit große Mengen Altakten und Dokumente in Ihrem Haushalt ansammeln, ist der eigene Reißwolf eine äußerst praktische Lösung.

Auch im Firmenbüro ist ein Reißwolf von großem Nutzen, um regelmäßig Dokumente zu vernichten und dadurch Datenschutz zu gewährleisten.

Die Datenvernichtung durch einen Schredder ist relativ sicher und komfortabel, allerdings weniger effizient und im Schnitt teurer als durch einen Dienstleister.

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

In der DSGVO werden verbindlich die Bedingungen für die Erhebung, Speicherung, Nutzung und die sichere Löschung von personenbezogenen Daten geregelt. Die DSGVO ist EU-weit gültig. Sie dient dem Schutz der Daten von natürlichen Personen.

Folglich ist die DSGVO für sämtliche Prozesse der Aktenvernichtung von entscheidender Bedeutung: Sie bestimmt einerseits, welche Daten gelöscht bzw. vernichtet werden müssen, und andererseits, wie dies zu erfolgen hat um als sicher zu gelten.

Beispiel: Sammlung und Transport sensibler Daten
Akten und sonstige Unterlagen müssen in sicher verschlossenen Behältern aufbewahrt und transportiert werden. Der unbefugte Zugriff durch dritte Personen muss in jedem Fall ausgeschlossen sein. Dies schließt auch die Mitarbeiter des Unternehmens für Aktenvernichtung mit ein: Nur der „Datenbesitzer“ selbst hat Kenntnis über die Inhalte seiner Unterlagen.

DIN 66399

Die DIN 66399 beschreibt die Umsetzung der DSGVO-Vorgaben in die Praxis. Der in diesem Zusammenhang oft zu lesende Begriff: „TOM“ steht für „technische und organisatorische Maßnahmen".

Die DIN 66399 definiert relevante Begrifflichkeiten, technische und maschinelle Anforderungen sowie Prozessabläufe in der Datenvernichtung.

Ein zertifizierter Dienstleister erfüllt alle Vorgaben der DSGVO sowie der DIN 66399. Dies ist Voraussetzung für die Betitelung als Entsorgungsfachbetrieb.

Jeder Entsorgungsfachbetrieb muss seine Zertifizierungen in regelmäßigen Abständen erneuern. Die Kontrolle erfolgt durch externe Qualitätsmanager. Diese stellen sicher, dass der Betrieb nach wie vor alle Bedingungen erfüllt, um die Datensicherheit zu gewährleisten.

Der Datenbesitzer hingegen ist dazu verpflichtet, sich vor der Beauftragung eines Entsorgungsbetriebes zu vergewissern, dass dieser alle vorgeschriebenen Bedingungen gemäß DSGVO erfüllt.

Damit Ihre Aktenvernichtung in Xanten garantiert sicher ist, vermitteln wir Sie über unsere Service-Auswahl nur an Dienstleister, die diese Vorgaben erfüllen.