Ihre sichere Aktenvernichtung in Nidderau

Konventionelle Aktenvernichtung

Das ist die Standardleistung aller Dienstleister. Kunden erhalten zunächst Sicherheitsbehälter, die sie im Rahmen einer bestimmten Zeit befüllen können. Die Abholung erfolgt nach Vereinbarung.

+ geeignet auch bei größeren Mengen
+ Zeit zum Aussortieren der Altakten

- zwei Termine - Lieferung und Abholung der Behälter
- etwas höhere Kosten gegenüber der Sofortbeladung

Sofortbeladung

Bei der Sofortbeladung können Kunden die Sicherheitsbehälter sofort bei Anlieferung der Behälter befüllen. Der Dienstleister wartet, bis die Befüllung beendet ist. Um die Wartezeiten des Dienstleisers zu minimieren sind Kunden angehalten, die Altakten zum Termin bereit zu haben.

+ nur ein Termin
+ geringere Kosten

- nur geeignet für geringere Mengen
- genaue Terminabsprache notwendig
- nicht bei jedem Dienstleister verfügbar

Mobile Aktenvernichtung (Aktenvernichtung vor Ort)

Bei dieser Dienstleistung erfolgt die Datenvernichtung in einem Spezialfahrzeug direkt beim Kunden. Dieser Service ist sinnvoll, wenn seitens des Kunden ein erhöhtes Sicherheitsbedürfnis inkl. direkter Überwachung besteht oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

+ Vernichtung der Akten auf dem Betriebsgelände
+ Datenschutzbeauftragter kann den Ablauf kontrollieren und eingreifen

- wesentlich höhere Kosten
- nur wenige Dienstleister bieten diesen Service an

Selbstanlieferung

Die Selbstanlieferung ermöglicht Kunden, Altakten beim Dienstleister abzugeben. Damit ist sie gerade für Privatkunden und kleinere Unternehmen ideal. Die Datensicherheit ist auch bei dieser Methode gewährleistet.

+ geringe Kosten
+ flexible Terminierung

- je nach Standort hoher Zeitaufwand durch lange Fahrzeiten
- nur an wenigen Orten verfügbar

Für Sammlung und Transport Ihrer Daten stellt der Dienstleister Sicherheitsbehälter bzw. Datentonnen zur Verfügung. Diese Behälter bestehen meist aus Aluminium und sind immer verschließbar.

Die Nutzung der Behälter ist in jedem Fall verpflichtend - auch bei kleinsten Mengen!

Man kann die Behälter im Alltag über einen schmalen Einwurfschlitz befüllen, Um schnell große Mengen Papier und Aktenordner in die Behälter zu geben, kann man die Behälter aufschließen und den Deckel öffnen.

Sprechen Sie den Dienstleister bei Auftragsvergabe auf die Möglichkeit an, einen Schlüssel für die Behälter zu erhalten. Achten Sie unbedingt darauf, die Behälter nach Befüllung wieder zu verschließen!

Die befüllten Sicherheitsbehälter werden nach Sammlung und Transport erst unmittelbar vor der eigentlichen Aktenvernichtung im geschlossenen Sicherheitsbereich des Diensliesters geöffnet. Dadurch ist die Sicherheit Ihrer Daten gewährleistet.

Etwas verwirrend sind die Größenangaben der Behälter. Das macht die Auswahl schwierig.

In der Regel geben Dienstleister das Volumen der Behälter in Litern an. Aber wieviele Liter benötigen beispielsweise 20 Aktenordner?

Die Größenangaben der Behälter ersparen wir Ihnen, denn diese unterscheiden sich je nach Hersteller bzw. Dienstleister.

Im Wesentlichen gibt es 3 Kategorien für die Behälter: Groß, Mittel und klein.

Die mittlere Größe ist der Standardbehälter. Dieser ist vergleichbar mit der Hausmülltonne, die man aus dem Alltag kennt, In diesen Behälter passen ungefähr 27 - 30 volle Ordner bzw. 3 mit losem Papier gefüllte Standard-Umzugskartons.

Wichtig für Ihre Planung ist: Die mittleren und großen Behälter lassen sich nur bedingt oder gar nicht über Treppen transportieren. Idealerweise ist ein Aufzug oder ein ebenerdiger Stellplatz vorhanden. Sprechen Sie sich hier schon bei Auftragsvergabe mit dem Dienstleister ab.

Kleiner Behälter

Die kleinste Datentonne für die Aktenvernichtung fasst etwa 10 Aktenordner. Das Gesamtgewicht beträgt dann etwa 30kg.

So kann dieser Behälter auch befüllt getragen werden. Eingesetzt wird dieser Behälter auch als Untertischbehälter.

Mittelerer Behälter

Der Standartbehälter fasst zwischen 27 und 30 Aktenordner. Er hat an der Rückseite zwei Räder.

Diese Datentonne kann, ähnlich einer Sackkarre, auch über wenige Stufen transportieren. Beachten Sie, dass der Behälter gefüllt bis zu 100kg wiegt!

Große Behälter

Die großen Behälter sind günstiger, wenn Sie Mengen über 60 Aktenordner vernichten möchten.
Einschränkung: Diese Behälter lassen sich nicht über Stufen transportieren. Sie können nur ebenerdig aufgestellt oder per Aufzug transportiert werden.

Aktenvernichtung fällt in den Bereich Datenschutz und Datensicherheit und ist daher stark reglementiert. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) definiert hierfür den gesetzlichen Rahmen.

Daraus leiten sich technische und organisatorische Maßnahmen für eine geschlossene Prozesskette ab, welche die DIN 66399 beschreibt.

Diese Norm definiert "Grundlagen und Begriffe", "Anforderungen an Maschinen" sowie den "Prozess der Datenträgervernichtung".

Die DIN 66399 ist in drei Teile gegliedert, welche die unterschiedlichen Sicherheitsstufen und Schutzklassen für die Aktenvernichtung beschreiben. Die Sicherheitsstufe richtet sich dabei nach dem Schutzbedarf der zu vernichtenden Daten.

Insgesamt gibt es sieben Sicherheitsstufen, die von Stufe P-1 (niedrigste Sicherheitsstufe) bis Stufe P-7 (höchste Sicherheitsstufe) reichen. Die Stufe P-1 eignet sich beispielsweise für die Vernichtung von Papierdokumenten mit geringem Schutzbedarf, während Stufe P-7 für die Vernichtung von streng geheimen Unterlagen empfohlen wird.

Je nach Sicherheitsstufe gelten unterschiedliche Anforderungen an Maschinen, Prozessen und die Mitarbeiter.

Wer Akten vernichten lassen will ist angehalten, sorgfältig prüfen, welche Sicherheitsstufe angemessen ist und welche Maßnahmen erforderlich sind, um die Anforderungen der DSGVO und DIN 66399 zu erfüllen. Diese Verantwortung bleibt in jedem Fall beim "Datenbesitzer". Dienstleister können an dieser Stelle nur beratend aktiv sein.