Alternative zum Dienstleister für Aktenvernichtung - der eigene Aktenvernichter oder Reisswolf

Um Dokumente zu zerstören und dadurch Daten vor unbefugtem Fremdzugriff zu schützen – hier vor allem vertrauliche Unternehmensdaten, personenbezogene Daten sowie private, persönliche Daten. Um zu vermeiden, dass Unterlagen später wieder rekonstruiert werden können, sollten Geräte, die im Büro (allg. im gewerblichen Umfeld) zur Anwendung kommen, bestimmte technische Standards (Sicherheitsstufen) erfüllen. Je höher die Sicherheitsstufe, desto stärker ist der Grad, mit dem Papier zerstört wird.

Handelsübliche Aktenvernichter verfügen über zwei verschiedene Schneidwerke. Das eine schreddert Unterlagen in Streifen (Streifenschnitt), die je nach Sicherheitsstufe unterschiedlich breit sind. Je höher die Sicherheitsstufe, desto schmaler die Streifen. Das andere Schneidwerk arbeitet mit einen Kreuzschnitt, welche das Papier in kleine Rechtecke schneidet. Auch hier gilt wieder: je höher die Sicherheitsstufe, desto feiner sind die entstehenden Partikel.

Überlegen Sie genau, was Sie brauchen, denn die Gerätevielfalt kann verwirrend sein. Sie reicht vom handbetriebenen Gerät bis hin zu industrietauglichen Schreddern.

Vorteile eines Aktenvernichters

• Immer verfügbar

• Sie können geringe Mengen Papier sofort und schnell schreddern

• Große Geräteauswahl erlaubt es, ein bedarfsgerechtes Gerät zu wählen

• Aufstellung im Büro ist einfach. Oft passen die die Geräte unter den Schreibtisch

• Bei richtiger Auswahl des Geräts sicher & DSGVO konform

Nachteile eines Reisswolfes

• Überhitzung - viele Geräte brauchen nach wenigen Minuten eine Pause

• Langsam - Verarbeitete Papiermengen sind bei einfachen Geräten relativ gering

• Lärmbelästigung

• Vielfalt der Geräte - In dieser Vielfalt ein passendes Gerät zu finden, ist nicht einfach.

• Büroschredder sind ungeeignet für große Mengen Papier

• Kleine Auffangbehälter

• Verschmutzung des Büros

• Teuer - Geräte, die größere Mengen schnell und sicher schreddern können, sind relativ teuer

Worauf sollte Sie achten, wenn Sie einen Reisswolf kaufen wollen?

• Geräteeigenschaften - welchen Bedarf habe ich? Wozu brauche ich das Gerät?

• Leistungsfähigkeit des Geräts

• Lautstärke - mit welcher Geräuschentwicklung ist zu rechnen?

• Geschwindigkeit - Wie viele Seiten schafft das Gerät pro Durchlauf?

• Überhitzung - wie lange können Sie das Gerät nutzen und wie lange muss es abkühlen?

• Welche Art von Dokumenten wollen Sie entsorgen? Ist Datensicherheit ein Thema?

• Schneidwerk - welche Schnittform hat das Gerät?

• Ist das Gerät DSGVO konform?

• Mit welchen Sicherheitsstufen (gemäß DIN 66399) kann das Gerät schreddern?

• Welche Materialien außer Papier kann das Gerät schreddern?

Welche unterschiedlichen Gerätetypen gibt es?

Die verfügbaren Geräte unterscheiden sich in Hinsicht auf Leistung, Geschwindigkeit, Sicherheit usw. Nachfolgend listen wir einige unterschiedliche Gerätetypen auf, damit Sie sich einen Überblick verschaffen können. Auf Geräte, die CDs, Festplatten oder andere Materialen schreddern können, gehen wir nicht näher ein.

Papierschredder / Dokumentenvernichter
Das sind einfache Geräte zum groben Schreddern von Papier. Sie sind meist sehr günstig. Deswegen sind auch nicht immer DSGVO konform und eignen sich nicht, wenn Datensicherheit wichtig ist. Diese einfachen Geräte eignen sich nicht für große Mengen. Dafür sind sie zu langsam und überhitzen zu schnell.

Aktenvernichter-Aufsätze
Aktenvernichter Aufsätze kommen ohne eigenen Auffangbehälter. Sie werden auf einen Papierkorb bzw. auf einen Behälter aufgesetzt und sind damit flexibel einsetzbar. Die Geräte sind günstig. Sie sind in unterschiedlichen Sicherheitsstufen erhältlich und einfach zu bedienen. In Hinsicht auf Papierdurchsatz sind sie eingeschränkt. Vor allem privat können Sie nützlich sein, da hier andere Sicherheitsaspekte zu beachten sind und weil die Aufsätze nicht viel Platz brauchen.

Manuelle Aktenvernichter
Das sind die einfachsten Geräte. Sie bestehen meist aus Kunststoff und werden über eine Handkurbel angetrieben. Große Mengen Papier kann man mit diesen Geräten nicht schreddern. Für die sichere Vernichtung von Dokumenten sind sie nicht geeignet.

Büro-Schredder
Das sind Geräte, die man üblicherweise in Büros, als Untertischgeräte finden kann. Sie sind sehr gut für den täglichen Bedarf im Büro geeignet. Da sie nicht so viel Platz einnehmen, kann man sie flexibel aufstellen. Sie sind günstig. Es gibt diverse Modelle, die Dokumente DSGVO konform und damit sicher schreddern können. Diese Geräte eignen sich nicht für große Mengen Papier. In der Regel überhitzen sie schon nach wenigen Minuten und die Auffangbehälter sind relativ klein.

Profi-Aktenvernichter
Die Geräte, die den Profi Aktenvernichtern zugeordnet werden können, eigenen sich auch für Vernichtung großer Papiermengen. Damit sind sie auch eher für große Büros mit entsprechend hohem Aufkommen zu vernichtender Unterlagen gedacht. Für diese Geräte braucht man Platz und der Anschaffungspreis ist relativ hoch. Eine Anschaffung ist nur sinnvoll, wenn Unterlagen mit Sicherheitsstufe 4 oder höher vernichtet werden müssen.

Großmengen-Aktenvernichter
Geräte, die dieser Kategorie zuzuordnen sind, eignen sich hervorragend für die Entsorgung sehr große Papiermengen. Die Technik erlaubt es, Abläufe zu automatisieren. Allerdings brauchen Sie viel Platz sind in der Anschaffung recht teuer.

Industrie-Aktenvernichter
Geräte dieser Größenordnung braucht man nur, wenn man ständig große Mengen Papier zu schreddern hat. Einige Geräte dieser Kategorie können ganze Aktenordner oder Bücher schreddern. Sie brauchen viel Platz und sind teuer.

Der Streifenschnitt

Der Streifenschnitt ist die bekannteste Schnittform. Sie ist geeignet, für den weniger anspruchsvolle Nutzung, bei die Sicherheit von Daten keine zentrale Bedeutung hat.

Streifenschnitt bedeutet, dass Papier und ggf. Kreditkarten bzw. CDs in einzelne Streifen geschnitten werden. Aktenvernichter können Unterlagen in Streifen mit unterschiedlicher Breite schneiden. Je schmaler, desto schwieriger ist es, das Dokument nachher wieder zu rekonstruieren.

Die geringste Breite, die im Streifenschnitt erreichbar ist, liegt bei ca. 2 mm. Geräte, die nur den Streifenschnitt beherrschen, gehören zu den preiswerteren.

Wenn Sicherheit nicht ier entscheidende Faktor ist, reicht ein solches Gerät vielleicht schon aus.

Der Kreuz- oder Partikelschnitt

Ein Reisswolf, der für den Kreuz- oder Partikelschnitt ausgestattet ist, schneidet Papier der Länge und Breite nach. Anstelle der einfachen Streifen, die im Streifenschnitt entstehen, wird Papier in kleine "Partikel" zerschnitten. Je höher die Sicherheitsstufe eingestellt ist, desto feinere Partikel entstehen, wenn Papier geschreddert wird.

Diese Methode ist deutlich sicherer. Wollen Sie Unterlagen DSGVO konform zerstörten, benötigen Sie auf jeden Fall einen Schredder, der im Kreuzschnitt bzw. Partikelschnitt arbeitet.

Was kostet ein guter Reisswolf?

Die Bandbreite der Anschaffungskosten für einen Aktenvernichter ist groß. Wollen Sie Dokumente nur ganz einfach schreddern genügt ein einfacher Aktenvernichter Aufsatz, der schon ab ca. 20€ erhältlich ist. Ein Industrieschredder kann im Gegensatz dazu mehrere Tausend Euro kosten.

Für Büro- und Profischredder liegen die Kosten für gute Geräte im Schnitt zwischen 200-500€. Für gut befinden wir solche Geräte, die 10 oder mehr Seiten pro Durchlauf schaffen und nicht schon in wenigen Minuten Überhitzen.

Welche Materialien kann ein Aktenvernichter schreddern?

In erster Linie ist ein Reisswolf dazu gedacht, Papier zu schreddern. Es gibt jedoch auch Kombi-Geräte, die auch EC- und Kreditkarten oder CDs schreddern können. Diese Geräte verfügen üblicherweise über einen separaten Einschub.

Geben Sie solche Datenträger aber nur in den Schredder, wenn dieser ausdrücklich für eine solche Nutzung vorgesehen ist – ansonsten könnte das Schneidwerk beschädigt oder zerstört werden. Eine unsachgemäße Nutzung des Geräts führt zudem zum Verlust der Garantie.

Wir sehen einen nicht unwesentlichen Nachteil, wenn Sie Ihren Aktenvernichter auch dazu nutzen, CD’s oder Kreditkarten zu schreddern. Papier und andere Materialen werden evtl. im Sammelbehälter vermischt. Damit ist der Papierabfall nicht mehr für das Altpapier Recycling geeignet.

PFOTHE

PFOTHE ist eine Kurzbezeichnung aus der DIN 66339. Die jeweiligen Buchstaben stehen für bestimmte Arten von Datenträgern bzw. Materialarten

Da wir an dieser Stelle primär über papierne Unterlagen sprechen, beschränken wir uns hier auf die Werte, die für Papier gültig sind.

Kosten Nutzen Rechnung à Reisswolf vs. Dienstleister

Wie lange dauert es, Akten selbst zu entsorgen und welche Kosten entstehen dabei?

Exemplarisch zeigen wir nachfolgend einmal den Aufwand und die Kosten für die Entsorgung von 30 vollen Standard Aktenordnern. Dabei gehen wir davon aus, dass jeder Ordner mit den handelsüblich angegebenen max. 600 Blatt gefüllt ist. Das Gerät muss, um sicher im gewerblichen Umfeld eingesetzt werden zu können, Papier mit mindestens mit Sicherheitsstufe 4 vernichten können.

In Hinsicht auf die technischen Werte orientieren wir uns an einem derzeit beliebten Gerät.

Der Reisswolf schafft 12 Blatt pro Durchlauf. Pro Durchlauf braucht das Gerät nach Angaben des Herstellers 6-7 Sekunden. Im besten Fall schafft das Gerät also knapp 120 Seiten pro Minute. Das bedeutet, ein Aktenordner in 5 Minuten reiner Schredderzeit. Klingt gar nicht schlecht.

Dieses gute Gerät schafft 20 Minuten Arbeit am Stück, bevor es 30 Minuten abkühlen muss! Ansonsten überhitzt der Schredder und es kommt zum Papierstau. Ohne Pause brauchen Sie also nur für das Schreddern im 2,5 Stunden. Die „Kühl-Pausen“ mit eingerechnet sind Sie mehr als 6 Stunden beschäftigt.

Aber das ist noch nicht alles. In den Behälter für das geschredderte Papier passen maximal 250 Blatt, bevor man ihn leeren muss. Bei 30 vollen Ordnern müssen Sie den Behälter also 72 Mal leeren! Dafür berechnen wir pauschal ca. 2 Minuten pro Leerung - weitere 2 Stunden Arbeitszeit.

Hinzu kommt noch das notwendige Leeren der Aktenordner, entfernen von Heftklammern und Klarsichtfolien – dafür veranschlagen wir pauschal 30 Minuten. In Unternehmen gibt es üblicherweise die Möglichkeit, Altpapier direkt im Haus zur Entsorgung zu sammeln. Für die Entsorgung des geschredderten Papiers und grobe Büroreinigung vom Papierstaub sollten also 30 Minuten ausreichen.

Im absolut besten Fall brauchen Sie mit einem guten Gerät also ungefähr 5,5 Stunden nur für 30 Aktenordner - ohne die Kühlpausen für das Gerät.

Selbst mit Mindestlohn kostet Sie das also fast 60 €. Hinzu kommen natürlich noch die Anschaffungskosten des Geräts, die bei dem Beispielgerät bei 100 € liegen. Alles zusammen und im Optimalfall also 160 €.

Anhand der Durchschnittspreise für eine Sofortabholung in verschiedenen Städten Deutschland sehen Sie, dass es 2-3 mal teurer ist, Akten selbst zu vernichten, als einen Dienstleister zu beauftragen.

Aber halt, wir sind noch nicht fertig! Jenseits der Kosten für die Aktenvernichtung hat der Auftrag an einen Dienstleister einen weiteren wichtigen Vorteil: das Zertifikat, dass Sie zu jedem Auftrag erhalten.

Mit diesem erfüllen Sie die in der DSGVO beschriebene Dokumentationspflicht zur sicheren Datenvernichtung. Vernichten Sie Ihre Akten selbst, fehlt Ihnen dieser Nachweis.

Letztlich müssen Sie entscheiden, ob Sie die deutlich höheren Kosten für die Aktenvernichtung in Eigenregie in Kauf nehmen und Ihre Mitarbeiter/innen mit einer leicht vermeidbaren Aufgabe betreuen.