Kosten und Preise in der Aktenvernichtung
Bei Produkt und Dienstleistungen stellen sich kluge Menschen vorab die Frage nach möglichen Kosten – das gilt natürlich auch für eine gewerbliche oder private Aktenvernichtung.
Dass Sie sich vorab einen Überblick zu verschaffen wollen, ist auf jeden Fall richtig, denn so können Sie Geld sparen und trotzdem optimale Leistung erhalten. Aktenvernichtung24 unterstützt Sie, regional die passende Dienstleistung für Ihren Bedarf zu finden.
Wichtig ist zunächst einmal: Eine professionelle Aktenvernichtung ermöglicht Ihnen, Daten nachweislich gesetzeskonform zu vernichten. Gerade für Unternehmen ist Datensicherheit und sichere Datenentsorgung ein existenziell wichtiger Faktor.
Da jeder Anbieter ortsabhängig eigene Preise veranschlagt, ist es an dieser Stelle natürlich nicht möglich, konkrete Preise zu nennen.
In der Regel ist es aber so, dass die Kosten für die Beauftragung eines professionellen Dienstleisters geringer sind, als sich selbst um die Entsorgung von Altakten zu kümmern.
Wie setzen sich die Kosten einer professionellen Aktenvernichtung zusammen?
Anfahrt
Die Anfahrt zum Kunden ist in Hinsicht auf die Gesamtkosten der größte Faktor. Deswegen ist beispielsweise die Sofortbefüllung mit nur einer Anfahrt deutlich günstiger als der klassische Service, bei dem 2 Anfahrten notwendig sind.Anzahl der Behälter
Je mehr Behälter transportiert werden müssen, desto höher der Preis. In der Regel ist es aber so, dass Dienstleister hier Rabatte anbieten, wenn Sie mehr Behälter benötigen.Behältermiete
Die Behältermiete schlägt sich meist nur nieder, wenn Sie einen dauerhaften Service beauftragen. Hier bezahlen Sie pro Monat einen bestimmten Betrag pro Behälter. Dieser ist abhängig von der Größe des Behälters und liegt in der Regel zwischen 5-10 €.
Auswahl der Sicherheitsstufe und Schutzklasse
Je höher die Schutzklasse und Sicherheitsstufe desto höher ist auch der technische Aufwand und damit steigen auch die Kosten.Bedingungen vor Ort
In die Kalkulation der Kosten fließt auch mit ein, wie aufwendig es ist, die Sicherheitsbehälter vor Ort aufzustellen. Je umständlicher der Weg, desto mehr Zeit und Aufwand sind nötig was sich wiederum im Preis niederschlägt.Schredder der Akten und Dokumente
Die eigentliche Aktenvernichtung ist in der gesamten Kalkulation der kleinste Faktor, da der Dienstleister über die entsprechenden Anlagen verfügt.
Warum ist es günstiger, einen externen Dienstleister zu beauftragen?
Auch wenn es Ausnahmen geben mag, normalerweise ist es günstiger und mit deutlich weniger Aufwand verbunden, einen Dienstleister zu beauftragen, als sich selbst um die Entsorgung von Altakten und Dokumenten zu kümmern. Woran liegt das?
Als wichtigster Faktor ist hier natürlich die notwendige Technik zu nennen. Schredder, die schnell große Mengen Papier verarbeiten können stehen gewerblichen und privaten Kunden in der Regel nicht zur Verfügung. Wenn überhaupt, ist meistens nur ein einfacher Reisswolf vorhanden, der die Vorgaben der DSGVO nicht oder nicht vollständig erfüllt.
Der große Nachteil dieser Geräte ist, dass sie schnell heißlaufen und zunächst abkühlen müssen, bevor man sie wieder nutzen kann. Wenn in den Gerätebeschreibungen von „Dauerbetrieb“ die Rede ist, heißt das auch bei den als gut eingestuften Geräten: das Gerät ist weniger als 10 Minuten am Stück betriebsbereit! Wollen Sie mehrere Aktenordner entsorgen, sind Sie also leicht mehrere Stunden beschäftigt.
Es gibt zwar Geräte mit besseren Laufzeiten, aber die kosten dann auch deutlich mehr. Für den laufenden Betrieb kann der eigene Reisswolf eine durchaus sinnvolle Sache sein, aber ab einer gewissen Menge rechnet es sich nicht mehr, Akten in Eigenregie zu entsorgen.
Wie lange dauert es, Akten selbst zu entsorgen und welche Kosten entstehen dabei?
Exemplarisch zeigen wir nachfolgend einmal den Aufwand und die Kosten für die Entsorgung von 30 vollen Standard Aktenordnern. Dabei gehen wir davon aus, dass jeder Ordner mit den handelsüblich angegebenen max. 600 Blatt gefüllt ist. Das Gerät muss, um sicher im gewerblichen Umfeld eingesetzt werden zu können, Papier mit mindestens mit Sicherheitsstufe 4 vernichten können.
In Hinsicht auf die technischen Werte orientieren wir uns an einem derzeit beliebten Gerät.
Der Reisswolf schafft 12 Blatt pro Durchlauf. Pro Durchlauf braucht das Gerät nach Angaben des Herstellers 6-7 Sekunden. Im besten Fall schafft das Gerät also knapp 120 Seiten pro Minute. Das bedeutet, ein Aktenordner in 5 Minuten reiner Schredderzeit. Klingt gar nicht schlecht.
Aber auch dieses gute Gerät schafft gerade mal 20 Minuten Arbeit am Stück, bevor es dann 30 Minuten abkühlen muss! Ohne Pause brauchen Sie also nur für das Schreddern im absoluten Idealfall schon 2,5 Stunden. Die „Kühl-Pausen“ mit eingerechnet sind Sie mehr als 6 Stunden beschäftigt.
Aber das ist noch nicht alles. In den Behälter für das geschredderte Papier passen maximal 250 Blatt, bevor man ihn leeren muss. Bei 30 vollen Ordnern müssen Sie den Behälter also 72 Mal leeren! Dafür berechnen wir pauschal ca. 2 Minuten pro Leerung, was nochmal mehr als 2 Stunden Arbeitszeit bedeutet.
Hinzu kommt noch das notwendige Leeren der Aktenordner, entfernen von Heftklammern und Klarsichtfolien – dafür veranschlagen wir pauschal 30 Minuten. In Unternehmen gibt es üblicherweise die Möglichkeit, Altpapier direkt im Haus zur Entsorgung zu sammeln. Für die Entsorgung des geschredderten Papiers und grobe Büroreinigung vom Papierstaub sollten also 30 Minuten ausreichen.
Kleine Rechnung zur Aktenvernichtung
Im absolut besten Fall brauchen Sie mit einem guten Gerät also ungefähr 5,5 Stunden nur für 30 Aktenordner - die Kühlpausen für das Gerät nicht eingerechnet. Selbst mit Mindestlohn kostet Sie das also fast 60 €. Hinzu kommen natürlich noch die Anschaffungskosten des Geräts, die bei dem Beispielgerät bei 100 € liegen. Alles zusammen und im Optimalfall also 160 €.
Anhand der unten aufgeführten beispielhaften Durchschnittspreise für eine Sofortabholung in verschiedenen Städten Deutschland sehen Sie, dass es 2-3 mal teurer ist, Akten selbst zu vernichten, als einen Dienstleister zu beauftragen.
Aber halt, wir sind noch nicht fertig! Jenseits der Kosten für die Aktenvernichtung hat der Auftrag an einen Dienstleister einen weiteren wichtigen Vorteil: das Zertifikat, dass Sie zu jedem Auftrag erhalten.
Mit diesem können Sie im Bedarfsfall belegen, dass Sie Ihre Akten und Daten entsprechend den Vorgaben der DSGVO sicher vernichtet haben.
Letztlich müssen Sie entscheiden, ob Sie diese deutlich höheren Kosten für die Aktenvernichtung in Kauf nehmen und Ihre Mitarbeiter/innen mit einer leicht vermeidbaren Aufgabe betreuen.
Geringe Preise für Ihre Aktenvernichtung
Gerade im gewerblichen Bereich stehen verschiedene Angebote zur Verfügung, die unterschiedlichen Bedarf sehr gut abdecken und mit unterschiedlichen Kosten verbunden sind.
Für kleinere Betriebe, die vielleicht sich nur einmal im Jahr – meist zum Jahresbeginn, wenn die Aufbewahrungsfristen ablaufen – mit dem Thema Aktenvernichtung beschäftigen müssen, ist eine einmalige Aufräumaktion am besten geeignet. Darunter fallen die Sofortabholung und der klassische Service, bei dem die vollen Behälter schon nach kurzer Zeit wieder abgeholt werden.
Für Unternehmen mit dauerhaftem Datenaufkommen ist womöglich eine Mix-Lösung am besten geeignet. Zum einen hilft der regelmäßige Service, um für ständige Datensicherheit im Arbeitsalltag zu sorgen. Zum anderen können einmal im Jahr im Rahmen einer größeren Aufräumaktion alle Daten entsorgt werden, die aus bestimmten Gründen aufbewahrt werden mussten.
Und in manchen Fällen ist es erforderlich, Akten und Daten direkt vor Ort zu vernichten.
Gibt es Mindestmengen für einen Auftrag?
Nein, die gibt es eigentlich nicht. Wenn es sich um Daten handelt, die sicher vernichtet entsorgt werden müssen, ist kein Auftrag zu klein. Geringe Mengen rechtfertigen keinen nachlässigen Umgang mit sensiblen Daten.
Wenn möglich, kann es beispielswese für Kleinunternehme oder Bürogemeinschaften wirtschaftlich sinnvoll sein, die Aktenvernichtung gemeinsam zu organisieren.
Wichtig für Sie ist: Auch kleinste Mengen Akten und Unterlagen müssen in verschlossenen Sicherheitsbehältern gesammelt und transportiert werden. Davon wird kein seriöser Entsorgungsfachbetrieb abweichen.
Wie wirken sich Auswahl von Sicherheitsstufe und Schutzklasse auf die Kosten einer Aktenvernichtung aus?
Die Auswahl der Schutzklasse und Sicherheitsstufe wirkt sich unmittelbar auf die Kosten einer Aktenvernichtung aus. Je höher die Schutzklasse Ihrer Daten, desto höher auch die Sicherheitsstufe. Daraus resultiert direkt, dass auch der notwendige technische Aufwand mit ansteigt und damit letztlich auch die Kosten.
Können Sie Ihre Daten unterschiedlichen Schutzklassen zuordnen, kann es vor allem bei größeren Mengen sinnvoll d.h. günstiger sein, die Daten zu trennen. Das liegt daran, dass die Daten mit der höchsten Schutzklasse die Einstufung aller Daten bestimmen.
Wichtiger Hinweis: Beachten Sie unbedingt, dass die Verantwortung für die Auswahl der Schutzklassen und Sicherheitsstufen immer durch den sogenannten „Datenbesitzer“ bleibt – also bei Ihnen. Nur Sie kennen die Daten und das soll auch so bleiben. Ein Dienstleister wird Sie gerne beraten, aber die Entscheidung treffen Sie!
Mit welchen Kosten können Sie rechnen?
Wie schon erklärt, unterscheiden sich die Preise je nach Ort und Dienstleister. Um Ihnen dennoch einen ungefähren Überblick über konkrete Kosten einer Aktenvernichtung zu geben, listen wir nachfolgend exemplarisch die durchschnittlichen Preise für die größten Städte Deutschlands auf.
Wir orientieren uns dabei an den Preisen für eine Sofortabholung, welche üblicherweise die günstigste Leistung ist (abgesehen von der Selbstanlieferung, die leider nicht überall verfügbar ist).
Die Diensleistung beinhaltet:
Anfahrt/Abholung
1x 240 Liter Sicherheitsbehälter (ca. 30 Volle Aktenordner / ca. 3 Umzugskartons mit Papier)
Abschließendes Zertifikat
Durchschnittliche Preise für eine Aktenvernichtung mit Sofortabholung in ...
