Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Unterlagen
Gesetzliche Aufbewahrungsfisten gehören zu den steuerlichen und handelsrechtlich geregelten Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten. Sie sind von Bedeutung, weil sie für Steuerprüfungen oder ggf. andere juristische Streitfälle als Belege und Beweismittel dienen. Folglich sind alle, die nach Steuer- oder Handelsrecht verpflichtet sind, Bücher und Aufzeichnungen zu führen, ebenso verpflichtet, steuerlich relevante Dokumente und Unterlagen sicher und lesbar aufzubewahren.
Die Thematik der Aufbewahrungspflichten und - fristen betrifft also in erster Linie Selbständige, Betriebe, Unternehmen, Vereine und Institutionen. Für Privatpersonen gelten andere bzw. keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Aufbewahrungspflichten sind Rechtspflichten, nach der bestimmte Geschäftsunterlagen zu abgeschlossenen Geschäftsvorgängen für handelsrechtliche oder steuerrechtliche Zwecke geordnet und lesbar aufzubewahren sind, damit auf sie bei Bedarf zurückgegriffen werden kann.
Die juristischen Grundlagen dafür definieren das Handelsgesetzbuch und die Abgabeordnung. Zusätzlich bzw. ergänzend bestehen weitere branchen- oder anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten. Dazu gehören Dokumente der öffentlichen Verwaltung, Pharmaforschung & -produktion, Krankenhäuser, Lebensmittelproduktion und Bereiche wie z. B. Qualitätssicherung, Umweltschutz, Telekommunikation, Energieerzeugung und das Bauwesen.
Gewerbetreibende, die ihren Gewinn durch eine Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, sind verpflichtet, die dafür notwendigen Belege für festgelegte Zeiträume aufzubewahren.
Die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht ist gültig für alle, die zur Buchführung verpflichtet sind. Hierzu gehören insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches. Die Pflicht besteht auch dann weiter, wenn das Handelsgewerbe nicht mehr ausgeübt wird. Sie ist nicht auf einen Nachfolger übertragbar!
Daraus folgt: auch wenn man sein Geschäft aufgibt oder verkauft, muss man alle relevanten Unterlagen aus der Zeit der Geschäftstätigkeit selbst aufbewahren.
Wie lange müssen Sie Dokumente aufbewahren und wann dürfen bzw. müssen Sie diese vernichten?
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gewerblich relevanter kaufmännische Dokumente betragen in der Regel 6-10 Jahre. Wie lange bestimmte Dokumente aufbewahrt werden müssen, definiert das Handelsgesetzbuch (HGB § 238 & HGB § 257) und die Abgabenordnung (AO § 147). Für bestimmte Daten (z. B. medizinische Daten zu Vorsorgeuntersuchungen) bestehen ergänzende Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen.
Wichtige Information: Die angegebenen Fristen und die DSGVO gelten auch für digitale Daten! Das bedeutet, auch Daten auf Speichersticks, Festplatten, CD’s und anderen digitalen Datenträger müssen ebenfalls aufbewahrt und später sicher entsorgt werden.
Welche rechtlichen Grundlagen bestimmen die Aufbewahrungspflichten?
Im Wesentlichen bestimmen das Handelsgesetzbuch (HGB §257 und HGB §261) und die Abgabenordnung (AO §147) die Aufbewahrungspflichten und -fristen. Zusätzliche Regelungen gibt es beispielsweise in im Umsatzsteuergesetz, Einkommenssteuergesetz, Sozial- und Arbeitsgesetz sowie in der Röntgen- bzw. Strahlenschutzverordnung.
Kurz und Knapp
Zur Einhaltung von Aufbewahrungsfristen sind verpflichtet:
Geschäftsinhaber von Einzelunternehmen
Gesellschafter von BGB-Gesellschaften - GbR und OHG
Bei einer KG: persönlich haftende und zur Geschäftsführung berufene Gesellschafter
Bei einer AG: Vorstände von Vereinen, Stiftungen und Genossenschaften
Bei einer GmbH und UG: der oder die Geschäftsführer
Aufbewahrungspflicht – Welche Unterlagen müssen Sie aufbewahren?
Aus steuerrechtlichen Gründen sind alle Geschäftsunterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind. Gemäß Abgabeordnung §147 Abs. 1 sind folgende Unterlagen aufzubewahren:
Geschäftsbücher (Handelsbücher bei Kaufleuten) und Aufzeichnungen
Inventare und Dokumente zu Bestandsaufnahmen
Jahresabschlüsse (Bilanz sowie Gewinn- & Verlustrechnung)
Lageberichte
Eröffnungsbilanzen
Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, welche zum Verständnis der Unterlagen erforderlich sind
empfangene Handels- und Geschäftsbriefe (auf Papier und digital per E-Mail)
Wiedergaben abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe
Buchungsbelege (Steuerbescheide, Kontoauszüge, Kassenbücher, Rechnungen, Quittungen, Schecks, Wechsel und Zahlungsanweisungen)
Unterlagen, die nach den Vorschriften des Zollkodex im Zollverfahren erforderlich sind
Weitere Unterlagen, wenn sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (Mahnschreiben, Handelsregisterauszüge oder Kassenbons)
Besteht bei den Aufbewahrungsfristen ein Unterschied zwischen digitalen und analogen Daten?
Nein, in Hinsicht auf die Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsfrist besteht kein Unterschied zwischen analogen und digitalen Daten. Digitale Daten (E-Mails, digitale Rechnungen usw.) müssen in dieser Form aufbewahrt werden in der sie eingegangen sind und maschinell auswertbar sein. Ein Ausdruck der Daten ist als Beleg nicht ausreichend und die Löschung der Daten ist nicht zulässig!
Maßgeblich für die Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen und Daten ist die GOBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“).
Aufbewahrung im Original – gilt für analoge und digitale Daten
Die Aufbewahrung und Sicherung aller Daten muss im Original erfolgen. Gesicherte Aufbewahrung bedeutet, dass der Raum oder das Gebäude, in dem die Unterlagen aufbewahrt werden, vor äußeren Einwirkungen (Feuer, Wasser und Feuchtigkeit) geschützt ist. Die Lagerung muss derart erfolgen, dass die Schrift auf Papier nicht verblasst (Beispiel Thermopapier: Thermopapier hat den Nachteil, dass die Schrift im Lauf der Zeit verblasst und nicht mehr lesbar ist). Hier ist eine Kopie der Rechnung auf normales Papier insofern zulässig, um Informationen des Originals zu sichern. Die Kopie ist an das Original zu heften.
Im Rahmen einer geordneten Aufbewahrung ist es erforderlich, dass Unterlagen in angemessener Zeit überprüfbar sein können.
In manchen Fällen ist es nicht erforderlich ist, das Original zu lagern. Hier reicht die bildliche Wiedergabe. Hierzu gehören beispielsweise Unterlagen, die eingescannt wurden. Die digitale Kopie muss aber sicher gespeichert und darf nicht mehr verändert werden. Bei Bedarf müssen auch diese Daten verfügbar und lesbar sein. Sicht-, Kontroll- und Bearbeitungsvermerke, die zu den Dokumenten und Daten gehören, müssen ebenfalls erhalten bleiben.
Aufbewahrungsfristen für digitale Daten
Auch wenn die Form eine andere sein mag, für digitale Daten gelten die gleichen Fristen, wie für deren analoge Gegenstücke. In Hinsicht auf die Aufbewahrungsfristen für digitale Daten (E-Mails, digitale Bilder, elektronische Rechnungen usw.) gibt es klare Regelungen. Diese Daten dürfen Sie ausdrucken und aufbewahren, aber die Dateien selbst müssen trotzdem in einer Weise gespeichert werden, die eine Änderung verhindert. Auch hier muss das Original vorliegen.
Die Daten müssen zudem so aufbewahrt werden, dass sie maschinell auszuwerten sind. Als Beispiel kann man hier Rechnungen aufführen, die vermehrt digital übermittelt werden. Ein Original in Papierform gibt es nicht. Man kann die Rechnung ausdrucken und abheften, aber das digitale Original muss aufbewahrt werden. Dabei muss die Herkunft der Datei sichergestellt (digitale Signatur) und die Rechnung echt und lesbar sein.
Ab wann beginnen die Aufbewahrungsfristen?
Die Fristen beginnen stets mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind. Bei Vertragsunterlagen beginnt die Frist nach Ablauf des Vertrages.
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beginnen mit Ende des Kalenderjahres in dem:
der letzte Eintrag im Handelsbuch erfolgt ist
das Inventar aufgestellt wurde
eine Eröffnungsbilanz oder Jahresabschluss festgestellt wurde
der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde
Aufzeichnungen vorgenommen oder sonstige Unterlagen entstanden sind
Sollten folgende Bedingungen gegeben sein, sind Steuerunterlagen auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen länger aufzubewahren:
Beginn einer externen Prüfung (Außenprüfung)
vorläufige Steuerfestsetzung (§ 165 AO)
anhängige steuerstrafrechtliche oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes bzw. schwebendes Rechtsbehelfsverfahren
Antragsbegründungen an das Finanzamt durch den Steuerpflichtigen
Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen
In der Regel sind Privatpersonen und Privathaushalte nach Steuer- und Handelsrecht nicht von Aufbewahrungspflichten betroffen. Eine Ausnahme hiervon besteht im Zusammenhang mit Rechnungen und Belegen zu Leistungen an einem Grundstück. Hierzu gehören beispielsweise Gartenarbeiten, Bauleistungen und Renovierungsarbeiten. Für diese Belege bestehen Aufbewahrungsfristen von bis zu 5 Jahren.
Wichtiger Hinweis: Auf der Rechnung muss ggf. ein entsprechender Vermerk sein, der auf die Aufbewahrungspflicht der Privatperson hinweist!
Privatpersonen, müssen einkommensteuerliche Aufzeichnungen und Unterlagen (z. B. Belege) sechs Jahre aufbewahren, wenn die Summe der positiven Überschusseinkünfte höher als 500.000 Euro pro Jahr ist.
Davon abgesehen bestehen keine Verpflichtungen, Unterlagen über bestimmte Dokumente und Unterlagen aufzubewahren. Auch wenn Aufbewahrungspflichten für Privatpersonen nicht im gleichen Sinne bestehen wie für Gewerbetreibende, ist es trotzdem empfehlenswert, bestimmte Unterlagen für gewisse Zeiträume aufzubewahren.
Hier finden Sie eine Auflistung von Dokumenten, die Privathaushalte aufbewahren sollten.
Vorgaben für Aufbewahrungsfristen für Krankenhäuser, Ärzte und Arbeitsmediziner
Aus versicherungstechnischen Gründen sollten Ärzte und Krankenhäuser Patientenakten für mindestens zehn Jahre aufbewahren. Für Spezialbereiche gelten teilweise verlängerte gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Diese betragen dann bis zu 30 Jahre (z. B. Strahlenschutz und Röntgenbereich) bzw. 40 Jahre (z. B. Unterlagen aus der arbeitsmedizinischen Vorsorge, wenn Sie Tätigkeiten mit krebserzeugenden oder erbgutverändernden Stoffen betreffen). Die 40 Jahre Aufbewahrungszeit wird auch für alle anderen Unterlagen zu Vorsorge-Untersuchungen empfohlen, die das Auftreten möglicher Berufskrankheiten erst nach einem längeren Zeitraum betreffen.
Ärzte sind verpflichtet, über die in Ausübung ihres Berufes gemachten Feststellungen und getroffenen Maßnahmen Aufzeichnungen anzufertigen (Patientendokumentation & Patientenakte). Solche ärztlichen Aufzeichnungen müssen auch nach Abschluss der Behandlung grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt werden. Liegt nach Ablauf der Frist kein weiterer Grund zur Aufbewahrung vor, sind diese Daten DSGVO-konform zu vernichten.
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